Instrukcja zgłaszania skarg

CEL INSTRUKCJI

Instrukcja opisuje zasady składania skarg i zażaleń oraz zgłaszania podejrzeń nieprawidłowości i naruszeń prawa w związku z działalnością prowadzoną przez spółkę BEST TSL sp. z o.o. zarówno przez pracowników, współpracowników oraz wykonawców usług jak również odbiorców usług oraz jego otoczenia a także wykonawców zewnętrznych.

ZAKRES STOSOWANIA

Instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników, współpracowników i wykonawców usług spółki BEST TSL jej zapisy mają również zastosowanie do odbiorców usług i jego otoczenia oraz wykonawców zewnętrznych współpracujących ze spółką.

ZAŁĄCZNIKI

Załącznik: Formularz zgłaszania skarg, zażaleń, nieprawidłowości, naruszeń prawa

SPOSÓB POSTĘPOWANIA

ZGŁASZANIE PRZEZ PRACOWNIKÓW, WSPÓŁPRACOWNIKÓW, WYKONAWCÓW USŁUG SKARG, ZAŻALEŃ, NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ NARUSZEŃ PRAWA

Wszyscy pracownicy, współpracownicy i wykonawcy usług  spółki BEST TSL mogą zgłaszać skargi, zażalenia oraz wszelkie uchybienia prawne oraz zauważone działania niezgodne z wewnętrznymi regulaminami, procedurami, instrukcjami, Kodeksem Pracy czy innym obowiązującym ustawodawstwem. W pierwszej kolejności nieprawidłowości powinny zostać zgłoszone do bezpośredniego przełożonego pracownika, współpracownika czy wykonawcy usługi.

Kolejnym krokiem  jest zgłoszenie skargi, zażalenia, nieprawidłowości czy naruszeń prawa na piśmie które odbywa się wyłącznie na Formularzu zgłaszania skarg, zażaleń, nieprawidłowości zażaleń i naruszeń prawa stanowiącym Załącznik do niniejszej Instrukcji poprzez:

• złożenie  wypełnionego formularza w siedzibie spółki BEST TSL przy ulicy Chopina9, 62-800 Kalisz w zaklejonej kopercie z dopiskiem „Skargi, zażalenia, nieprawidłowości, naruszenia prawa”.
• wysłanie wypełnionego formularza w wiadomości  e-mail  przesłanej na adres:  contact@tsl.best
• wysłanie wypełnionego formularza pocztą   tradycyjną na adres:

BEST TSL Sp. z o.o., ul. Chopina9, 62-800 Kalisz z dopiskiem „Skargi, zażalenia, nieprawidłowości, naruszenia prawa”.

ZGŁASZANIE SKARG, ZAŻALEŃ, NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ NARUSZEŃ PRZEPISÓW PRAWA PRZEZ ODBIORCÓW USŁUG ORAZ JEGO OTOCZENIE  

Mechanizm zgłaszania skarg, zażaleń, nieprawidłowości oraz naruszeń przepisów prawa został opracowany również na potrzeby odbiorców usług świadczonych przez spółkę BEST TSL oraz jego otoczenia.

Mogą oni  wnosić skargi i zażalenia a także zgłaszać nieprawidłowości oraz naruszenia przepisów prawa (w związku z działalnością spółki) wyłącznie na piśmie poprzez:

• złożenie  wypełnionego formularza w siedzibie spółki BEST TSL przy ulicy Chopina9, 62-800 Kalisz w zaklejonej kopercie z dopiskiem „Skargi, zażalenia, nieprawidłowości, naruszenia prawa”.
• wysłanie wypełnionego formularza w wiadomości  e-mail  przesłanej na adres:  contact@tsl.best
• wysłanie wypełnionego formularza pocztą   tradycyjną na adres:

BEST TSL Sp. z o.o., ul. Chopina9, 62-800 Kalisz z dopiskiem „Skargi, zażalenia, nieprawidłowości, naruszenia prawa”.

Skargi, zażalenia i zgłoszenia naruszeń i/lub nieprawidłowości powinny być zgłaszane na piśmie wyłącznie  poprzez wypełnienie formularza do niniejszej Instrukcji.

Zgłoszenia niepełne i niedoprecyzowane nie będą rozpatrywane.

BADANIE ZGŁOSZONYCH SKARG, ZAŻALEŃ, NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ NARUSZEŃ PRAWA

Niezwłocznie po wpłynięciu zgłoszenia skargi, zażalenia lub zawiadomienia o nieprawidłowościach lub naruszeniu przepisów prawa bezpośredni przełożony/kierownik projektu/koordynator usługi stwierdza czy zgłoszenie jest zasadne oraz podejmuje  dalsze czynności wyjaśniające oraz w kolejnym kroku działania naprawcze.

Każde zgłoszenie jest rejestrowane. Odpowiedź na zgłoszenie następuję w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia zgłoszenia.

Jeżeli zgłoszenie ze względu na swoją złożoność wymaga dłuższego czasu na odpowiedź, powód zaistnienia zwłoki i data spodziewanej odpowiedzi oraz podjęte kroki w celu wyjaśnienia zgłoszenia, zostaną przekazane w ciągu 14 dni roboczych.

Bezpośredni przełożony/kierownik projektu/koordynator usługi sporządza notatkę
z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego.

Cały przebieg procesu jest nadzorowany przez Prezesa spółki BEST TSL Sp. z o.o.

GWARANCJA POUFNOŚCI I OCHRONA OSÓB ZGŁASZAJĄCYCH

Informacje przekazane w ramach złożonej skargi, zażalenia lub zawiadomienia o nieprawidłowościach lub naruszeniach prawa są poufne i podlegają ochronie przed udostępnieniem osobom nieuprawnionym. Spółka zapewnia zgłaszającym nieprawidłowości, ochronę co najmniej przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

Przekazane informacje zostaną ujawnione wyłącznie niezbędnym organom prawnym, jeżeli będzie to konieczne z uwagi na rodzaj naruszenia.

MONITOROWANIE SKUTECZNOŚCI INSTRUKCJI

Cały przebieg procesu skuteczności Instrukcji jest nadzorowany przez Prezesa spółki BEST TSL Sp. z o.o.

ODWOŁANIE OD DECYZJI

Od wydanej decyzji przysługuje prawo do odwołania się od niej w ciągu 14 dni od dnia jej wydania.

‍